# Ketika Layar Monitor Tiba-tiba Gelap: Membangun Kesiapan Rumah Sakit Menghadapi Downtime SIMRS/RME

- Link: https://legawa.com/obrolan-kesehatan/ketika-layar-monitor-tiba-tiba-gelap-membangun-kesiapan-rumah-sakit-menghadapi-downtime-simrs-rme/
- Published: 2026-07-30T19:44:21+07:00
- Author: Cahya

Downtime SIMRS atau RME merupakan risiko operasional yang pasti dialami setiap rumah
sakit. Gangguan ini berdampak pada keselamatan pasien dan efisiensi administratif.
Regulasi di Indonesia, seperti Permenkes 24/2022 dan standar akreditasi STARKES 
MRMIK 13.1, mewajibkan fasilitas kesehatan menyiapkan prosedur tertulis, pelatihan
staf, serta evaluasi rutin untuk menghadapi waktu henti sistem.

Kesiapan menghadapi downtime memerlukan strategi komprehensif yang mencakup penyediaan
sistem cadangan, formulir manual, dan simulasi berkala. Praktik terbaik internasional
menekankan pentingnya struktur komando yang jelas dan pemulihan data yang rutin.
Fokus utama manajemen adalah memastikan kesinambungan layanan klinis dan keamanan
informasi tetap terjaga meski sistem elektronik tidak berfungsi.

Pukul dua dini hari, seorang perawat di IGD hendak memasukkan hasil pemeriksaan 
tanda vital pasien trauma ke sistem, namun layar komputer justru menampilkan pesan
kegagalan koneksi. Beberapa detik kemudian, seluruh terminal di ruang tersebut ikut
mati fungsi. Dokter jaga tidak bisa mengakses riwayat alergi pasien, apotek tidak
bisa memverifikasi interaksi obat, dan petugas pendaftaran harus menjelaskan kepada
pasien mengapa antrean tiba-tiba memanjang. Inilah _downtime_ — sebuah kenyataan
yang, cepat atau lambat, akan dialami hampir setiap fasilitas kesehatan yang mengandalkan
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) atau Rekam Medis Elektronik (RME).

Pertanyaannya bukan lagi “apakah downtime akan terjadi”, melainkan “seberapa siap
rumah sakit menghadapinya ketika ia benar-benar terjadi”. Kesiapan ini kini bukan
sekadar praktik baik manajemen IT, melainkan telah menjadi bagian eksplisit dari
standar akreditasi rumah sakit di Indonesia.

## Apa Itu Downtime dan Mengapa Ia Tidak Bisa Dihindari

_Downtime_ merujuk pada periode ketika sistem data — baik SIMRS, RME, maupun aplikasi
penunjang seperti sistem laboratorium dan farmasi — tidak dapat diakses atau berfungsi
sebagaimana mestinya. Downtime lazim dibedakan menjadi dua kategori: _planned downtime_(
waktu henti terencana, misalnya untuk _upgrade_ sistem, migrasi server, atau pemeliharaan
berkala) dan _unplanned downtime_ (waktu henti tidak terencana, akibat gangguan 
listrik, kegagalan perangkat keras, putusnya koneksi internet, serangan siber, atau
bencana alam).

Sebuah studi terhadap hampir 60 institusi kesehatan di Amerika Serikat menemukan
bahwa 96% institusi mengalami downtime tak terduga dalam tiga tahun terakhir, dan
70% di antaranya mengalami downtime yang berlangsung lebih dari delapan jam. Studi
yang sama menyimpulkan bahwa sebagian besar institusi ternyata belum menerapkan 
rencana kontingensi yang komprehensif, meski peristiwa downtime sesungguhnya lazim
terjadi. Data ini penting karena menegaskan satu hal: downtime bukan skenario hipotetis
untuk manajemen rumah sakit di Indonesia, melainkan risiko operasional yang statistiknya
hampir pasti akan terealisasi.

Risiko yang menyertai downtime juga bukan sekadar ketidaknyamanan administratif.
_Downtime_ dapat memicu kesalahan pengobatan, ketidaktersediaan hasil pencitraan
dan laboratorium, hingga penundaan tindakan medis (MedPro Group, n.d.). Dalam kondisi
seperti inilah keselamatan pasien menjadi taruhannya, bukan sekadar efisiensi kerja
administratif.

## Dasar Regulasi di Indonesia: Dari Kewajiban RME hingga Standar Akreditasi

### Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis

Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 24 Tahun 2022 mencabut ketentuan lama
dan mewajibkan seluruh fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk klinik dan tempat
praktik mandiri, untuk menyelenggarakan rekam medis elektronik paling lambat 31 
Desember 2023. Regulasi ini juga mewajibkan fasilitas pelayanan kesehatan menerapkan
sistem keamanan informasi kesehatan yang memenuhi standar keamanan informasi, sekaligus
melarang akses oleh pihak yang tidak berwenang.

Yang penting untuk digarisbawahi bagi manajer fasyankes: sistem elektronik yang 
digunakan — baik dikembangkan mandiri, oleh Kementerian Kesehatan, maupun bekerja
sama dengan vendor — wajib memiliki kemampuan kompatibilitas dan interoperabilitas,
dengan vendor pihak ketiga disyaratkan telah terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem
Elektronik (PSE) sektor kesehatan di Kominfo. Kewajiban interoperabilitas ini turut
berkelindan dengan integrasi SATUSEHAT menggunakan standar HL7 FHIR — sebuah dimensi
yang menjadikan downtime bukan hanya persoalan internal rumah sakit, tetapi juga
berdampak pada kepatuhan pelaporan data kesehatan nasional.

### Standar Akreditasi: MRMIK 13.1

Di ranah akreditasi, Standar Akreditasi Rumah Sakit (STARKES) memuat ketentuan yang
secara spesifik mengatur downtime dalam kelompok standar Manajemen Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan (MRMIK). Standar MRMIK 13.1 menegaskan bahwa rumah sakit mengembangkan,
memelihara, dan menguji program untuk mengatasi waktu henti (downtime) dari sistem
data, baik yang terencana maupun yang tidak terencana.

Maksud dan tujuan standar ini menjelaskan alasan mengapa downtime diberi perhatian
khusus: sistem data adalah bagian penting dalam memberikan perawatan pasien yang
aman dan bermutu tinggi, sementara interupsi dan kegagalan sistem data adalah kejadian
yang tidak bisa dihindari. Elemen penilaian dari standar ini merinci tiga komponen
yang harus dipenuhi rumah sakit:

 1. **Prosedur tertulis** — terdapat prosedur yang harus dilakukan jika terjadi waktu
    henti sistem data untuk mengatasi masalah pelayanan.
 2. **Pelatihan staf** — staf dilatih dan memahami perannya dalam prosedur penanganan
    waktu henti sistem data, baik terencana maupun tidak terencana.
 3. **Evaluasi pasca-kejadian** — rumah sakit melakukan evaluasi pasca terjadinya waktu
    henti sistem data dan menggunakan informasi tersebut untuk persiapan dan perbaikan
    menghadapi downtime berikutnya.

Ketiga elemen ini — SPO, pelatihan, dan evaluasi — sesungguhnya adalah siklus manajemen
risiko klasik: rencanakan, latih, evaluasi, perbaiki. Sebuah studi kasus penanganan
downtime di pendaftaran rawat jalan menegaskan bahwa kehadiran ketiga komponen tersebut
secara bersamaan-lah yang membuat elemen penilaian 13.1 dapat terpenuhi, bukan salah
satunya saja.

## Praktik Terbaik Internasional: Apa yang Bisa Dipelajari

Kerangka global untuk kesiapan downtime paling banyak dirujuk dari _Contingency 
Planning SAFER Guide_ yang diterbitkan Office of the National Coordinator for Health
Information Technology (ONC) di Amerika Serikat. Panduan ini memuat 12 praktik yang
direkomendasikan untuk memastikan keamanan RME, penggunaan RME yang aman, dan pemantauan
keselamatan selama peristiwa downtime — misalnya ketersediaan formulir kertas untuk
menggantikan fungsi kunci RME, serta pelatihan dan pengujian staf terhadap prosedur
downtime dan pemulihan.

Beberapa praktik konkret yang secara konsisten muncul dalam literatur internasional
meliputi:

**Sistem cadangan baca-saja (_read-only backup_).** Fasilitas kesehatan disarankan
menyediakan sistem tampilan data pasien versi baca-saja di tingkat klinik/unit sebagai
titik akses darurat, dilengkapi ketersediaan formulir kertas cadangan (ASPR TRACIE,
2018).

**Keamanan pengobatan selama downtime.** Karena kewaspadaan otomatis terhadap interaksi
obat dan alergi menghilang saat sistem mati, disarankan tersedia _binder_ fisik 
berisi informasi dosis dan interaksi obat yang umum digunakan, agar klinisi tetap
punya rujukan cepat (EHR in Practice, n.d.).

**Kesiapan infrastruktur fisik.** Organisasi perlu bekerja sama dengan vendor penyelenggara
RME untuk memastikan data pasien dicadangkan secara rutin dan otomatis, minimal 
setiap hari, serta memverifikasi protokol _backup_ tersebut memungkinkan pemulihan
penuh dari kegagalan sistem. Selain itu, disarankan memiliki setidaknya dua titik
akses internet yang dilayani oleh penyedia berbeda, dan memastikan generator cadangan
mampu menopang fungsi kritis SIMRS selama pemadaman listrik dengan bahan bakar cukup
untuk dua hari operasi, diuji setiap bulan.

**Pelatihan dan simulasi.** Organisasi disarankan menjalankan latihan dan simulasi
terkait downtime RME untuk mendukung pelatihan dan menilai kompetensi staf terhadap
kebijakan organisasi, termasuk penggunaan metode _Failure Modes and Effects Analysis_(
FMEA) untuk secara proaktif menguji proses dan mengidentifikasi celah.

Salah satu inovasi praktis yang layak dicatat datang dari sebuah rumah sakit di 
Houston, yang mengembangkan inisiatif berbasis bukti untuk kesiapan perawat menghadapi
downtime tak terjadwal. Hasilnya, pengetahuan dan kesiapan perawat meningkat, dengan
kontribusi dari _“EHR Badge Buddies”_ — kartu contekan laminasi yang digantung pada
tanda pengenal perawat — beserta algoritme RME dan kolaborasi yang lebih erat dengan
pemimpin unit keperawatan (Gecomo, Klopp, & Rouse, 2023). Praktik sesederhana kartu
saku ini menunjukkan bahwa kesiapan downtime tidak selalu memerlukan investasi teknologi
mahal — seringkali justru elemen manusia dan kebiasaan kerja yang menentukan keberhasilannya.

Riset simulasi dari Virginia Commonwealth University yang didanai _Agency for Healthcare
Research and Quality_ (AHRQ) turut menegaskan bahwa downtime, baik akibat kegagalan
sistem, gangguan konektivitas internet, maupun peristiwa katastrofik seperti serangan
siber, adalah sesuatu yang tidak terhindarkan dan menuntut penyedia layanan kesehatan
memiliki rencana kontingensi yang siap pakai.

## Menyusun Kebijakan Downtime yang Selaras dengan MRMIK 13.1

Berdasarkan sintesis regulasi dan bukti internasional di atas, kebijakan downtime
yang komprehensif idealnya memuat komponen berikut, yang juga relevan untuk disusun
dalam format Peraturan Direktur atau SPO di rumah sakit:

**1. Struktur komando dan eskalasi.** Kebijakan harus menetapkan secara jelas siapa
yang memimpin respons downtime — biasanya melibatkan unit IT, Kepala Instalasi Rekam
Medis, dan manajemen keperawatan/medis — beserta jalur eskalasi dan ambang waktu
kapan status “downtime resmi” dinyatakan.

**2. Prosedur dokumentasi manual.** Perlu ditetapkan formulir kertas standar yang
digunakan selama downtime, siapa yang bertanggung jawab mengisi, dan bagaimana proses
rekonsiliasi data manual ke dalam RME setelah sistem pulih — tahap yang sering luput
dari perhatian namun krusial bagi keutuhan rekam medis.

**3. Keberlangsungan pelayanan klinis kritis.** Mencakup akses darurat ke riwayat
alergi dan pengobatan pasien (baik melalui sistem cadangan baca-saja maupun binder
fisik), serta protokol keselamatan pemberian obat tanpa dukungan sistem peringatan
otomatis.

**4. Kesinambungan administrasi dan klaim.** Konteks Indonesia menambahkan dimensi
yang tidak selalu dibahas literatur internasional: downtime SIMRS turut berisiko
mengganggu proses _entry_ klaim ke sistem _e-Klaim_ BPJS Kesehatan dan pelaporan
ke SATUSEHAT. Kebijakan downtime idealnya mengatur mekanisme pencatatan transaksi
pelayanan secara manual yang tetap dapat direkonsiliasi untuk kepentingan klaim 
JKN, agar downtime tidak berujung pada kerugian finansial fasilitas akibat klaim
yang tidak tercatat.

**5. Pelatihan dan simulasi berkala.** Sesuai elemen penilaian MRMIK 13.1, staf 
lintas unit — bukan hanya tim IT — harus dilatih dan diuji pemahamannya terhadap
peran masing-masing dalam skenario downtime, idealnya melalui simulasi tahunan.

**6. Evaluasi pasca-kejadian.** Setiap insiden downtime, baik terencana maupun tidak,
semestinya menghasilkan laporan evaluasi yang mengidentifikasi durasi, dampak pelayanan,
efektivitas prosedur cadangan, dan rekomendasi perbaikan — dokumentasi yang akan
menjadi bukti kepatuhan saat survei akreditasi berlangsung.

## Menutup Kesenjangan antara Kebijakan di Atas Kertas dan Kesiapan di Lapangan

Pengalaman lapangan menunjukkan kesenjangan yang umum terjadi: rumah sakit memiliki
dokumen SPO downtime yang lengkap, namun staf di lini depan tidak benar-benar familiar
dengan langkah praktisnya ketika insiden sesungguhnya terjadi. Inilah sebabnya mengapa
elemen penilaian MRMIK 13.1 secara eksplisit memisahkan antara keberadaan prosedur,
pelatihan staf, dan evaluasi sebagai tiga hal yang harus dibuktikan secara terpisah—
bukan cukup satu dokumen kebijakan yang tersimpan rapi di lemari arsip.

Bagi manajer fasilitas kesehatan, downtime sebaiknya dipandang bukan sebagai kegagalan
yang harus dihindari sepenuhnya — karena secara statistik hal itu mustahil — melainkan
sebagai peristiwa yang harus dikelola dengan baik ketika ia datang. Kesiapan itulah
yang sesungguhnya dinilai oleh surveior akreditasi, dan yang lebih penting, yang
benar-benar melindungi keselamatan pasien pada momen paling rentan sekalipun.

---

**Catatan transparansi:** Artikel ini menyintesis ketentuan regulasi resmi (Permenkes
24/2022, elemen penilaian STARKES MRMIK 13.1) dengan literatur akademik dan panduan
praktik baik internasional (ONC SAFER Guide, AHRQ, ASPR TRACIE, HIMSS). Bagian mengenai
keterkaitan downtime dengan proses klaim BPJS/e-Klaim dan pelaporan SATUSEHAT merupakan
interpretasi analitis penulis berdasarkan pemahaman regulasi yang berlaku umum, 
bukan kutipan langsung dari dokumen resmi Kemenkes atau BPJS Kesehatan yang secara
spesifik membahas skenario downtime. Belum ditemukan data epidemiologis atau survei
nasional Indonesia (setara SKI/Riskesdas) mengenai frekuensi dan dampak downtime
SIMRS/RME di rumah sakit Indonesia, sehingga estimasi risiko dalam artikel ini merujuk
pada data internasional (AS). Rumah sakit disarankan menyesuaikan kebijakan downtime
dengan kondisi infrastruktur dan hasil evaluasi risiko internal masing-masing.

**Ringkasan:** Downtime SIMRS/RME adalah risiko operasional yang tak terhindarkan,
bukan sekadar isu teknis IT. STARKES mewajibkan rumah sakit memiliki prosedur, pelatihan
staf, dan evaluasi pasca-downtime (MRMIK 13.1). Permenkes 24/2022 menambahkan kewajiban
keamanan informasi dan interoperabilitas RME. Praktik terbaik internasional menekankan
sistem cadangan baca-saja, keamanan pengobatan manual, backup rutin, dan simulasi
berkala sebagai pilar kesiapan.

## Daftar Pustaka

Agency for Healthcare Research and Quality. (2018). _Evidence-based contingency 
planning for electronic health record downtime: Final report_ (Grant No. R21 HS024350).
U.S. Department of Health and Human Services. [https://digital.ahrq.gov/ahrq-funded-projects/evidence-based-contingency-planning-electronic-health-record-downtime/final-report](https://digital.ahrq.gov/ahrq-funded-projects/evidence-based-contingency-planning-electronic-health-record-downtime/final-report)

ASPR TRACIE. (2018). _Electronic health records and downtime procedures_. U.S. Department
of Health and Human Services. [https://asprtracie.hhs.gov/technical-resources/66/electronic-health-records-and-downtime-procedures/0](https://asprtracie.hhs.gov/technical-resources/66/electronic-health-records-and-downtime-procedures/0)

Ahmad, G. G., Budiman, B., Setiawati, S., Suryati, Y., Inayah, I., & Pragholapati,
A. (2022). Tinjauan penanganan downtime di pendaftaran rawat jalan guna menunjang
akreditasi versi STARKES. _Prepotif: Jurnal Kesehatan Masyarakat_. [https://journal.universitaspahlawan.ac.id/index.php/prepotif/article/view/29053](https://journal.universitaspahlawan.ac.id/index.php/prepotif/article/view/29053)

EHR in Practice. (n.d.). _Four coping strategies for unplanned EHR system downtime_.
[https://www.ehrinpractice.com/four-coping-strategies-for-unplanned-ehr-system-downtime-725.html](https://www.ehrinpractice.com/four-coping-strategies-for-unplanned-ehr-system-downtime-725.html)

Gecomo, J., Klopp, A., & Rouse, M. (2023). _Implementation of an evidence-based 
electronic health record (EHR) downtime readiness and recovery plan_. Healthcare
Information and Management Systems Society (HIMSS).

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2022). _Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis_. [https://peraturan.bpk.go.id/Details/245544/permenkes-no-24-tahun-2022](https://peraturan.bpk.go.id/Details/245544/permenkes-no-24-tahun-2022)

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2022). _Standar Akreditasi Rumah Sakit—
Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (MRMIK), KMK 1128_. SNARS.WEB.ID. 
[https://snars.web.id/rs/instrumen-pokja-mrmik-starkes/](https://snars.web.id/rs/instrumen-pokja-mrmik-starkes/)

MedPro Group. (n.d.). _When the system goes down: Proactive planning for electronic
health record downtime_. [https://resource.medpro.com/proactive-planning-ehr-downtime](https://resource.medpro.com/proactive-planning-ehr-downtime)

Datapath. (2026). _EHR downtime procedures checklist & template_. [https://www.mydatapath.com/blog/ehr-downtime-contingency-plan-checklist-healthcare-organizations/](https://www.mydatapath.com/blog/ehr-downtime-contingency-plan-checklist-healthcare-organizations/)

Sittig, D. F., Gonzalez, D., & Singh, H. (2014). Contingency planning for electronic
health record-based care continuity: A survey of recommended practices. _International
Journal of Medical Informatics_, _83_(11), 797–804.

_What goes up, must come down: A state-of-the-art electronic health record downtime
and uptime procedure in a metropolitan health setting._ (2023). _PMC_. [https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC10322225/](https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC10322225/)

eClinic. (2026). _Permenkes terbaru No. 24 Tahun 2022: Kewajiban faskes untuk rekam
medis elektronik_. [https://www.eclinic.id/permenkes-terbaru-no-24-tahun-2022-kewajiban-faskes-untuk-rekam-medis-elektronik/](https://www.eclinic.id/permenkes-terbaru-no-24-tahun-2022-kewajiban-faskes-untuk-rekam-medis-elektronik/)