Perbedaan Antara Format PDF dan PDF/A

PDF (Portable Document Format) adalah format file yang populer untuk menyimpan dan berbagi dokumen digital. PDF dapat menampilkan teks, gambar, grafik, dan multimedia dengan kualitas tinggi dan konsisten di berbagai perangkat dan platform. Namun, PDF juga memiliki beberapa keterbatasan, terutama dalam hal keberlangsungan dan aksesibilitas dokumen jangka panjang.

PDF/A (PDF for Archiving) adalah standar ISO yang diturunkan dari PDF, yang dirancang khusus untuk mengatasi masalah-masalah tersebut. PDF/A memiliki beberapa persyaratan dan batasan yang bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen PDF dapat disimpan, diarsipkan, dan dibuka kembali dengan mudah dan akurat dalam jangka waktu yang lama. Beberapa perbedaan antara PDF dan PDF/A adalah:

• PDF/A harus mengandung semua informasi yang diperlukan untuk menampilkan dokumen secara independen, tanpa bergantung pada sumber eksternal seperti font, warna, atau multimedia. Ini berarti bahwa PDF/A harus menyematkan semua font, warna, gambar, dan objek lainnya yang digunakan dalam dokumen.
• PDF/A tidak boleh mengandung fitur atau elemen yang dapat mengubah atau mengganggu tampilan dokumen, seperti enkripsi, kompresi dengan kerugian (lossy), JavaScript, formulir interaktif, anotasi dinamis, atau tanda tangan digital. Ini berarti bahwa PDF/A harus bersifat statis dan tidak dapat dimodifikasi atau disesuaikan oleh pengguna.
• PDF/A harus mematuhi standar metadata tertentu, seperti menggunakan skema XMP (Extensible Metadata Platform) untuk menyimpan informasi tentang judul, penulis, tanggal pembuatan, hak cipta, dan lain-lain. Ini berarti bahwa PDF/A harus memiliki informasi yang cukup untuk mengidentifikasi dan mendeskripsikan dokumen secara jelas dan konsisten.
• PDF/A harus memenuhi standar aksesibilitas tertentu, seperti menggunakan struktur logis dan semantik untuk mengatur konten dokumen, menggunakan tag untuk menandai elemen seperti judul, paragraf, tabel, daftar, gambar, dan lain-lain, menggunakan alternatif teks untuk gambar dan objek non-teks lainnya, menggunakan warna kontras yang cukup untuk teks dan latar belakang, dan lain-lain. Ini berarti bahwa PDF/A harus mudah dibaca dan dipahami oleh manusia maupun mesin.

Dengan demikian, PDF/A adalah format file yang lebih cocok untuk keperluan arsip dan preservasi dokumen digital jangka panjang daripada PDF biasa. PDF/A menjamin bahwa dokumen dapat ditampilkan dengan benar dan lengkap tanpa bergantung pada perangkat lunak atau perangkat keras tertentu. PDF/A juga memudahkan pencarian, pengindeksan, pengelolaan, dan aksesibilitas dokumen oleh berbagai pihak.

Penggunaan PDF/A umumnya dibutuhkan oleh pihak-pihak seperti otoritas pemerintah, arsip, perpustakaan, dan lainnya yang memerlukan standar dokumen untuk pengarsipan jangka panjang. Standar PDF/A memastikan bahwa dokumen dapat dirender dengan tepat dan diakses di masa depan, menjadikannya ideal untuk sektor-sektor seperti sistem hukum, perpustakaan, surat kabar, dan industri yang diatur.

Beberapa aplikasi populer yang dapat membantu mengonversi dokumen elektronik ke format PDF/A adalah:

• iLovePDF: Menawarkan konversi online dari PDF ke PDF/A dengan tingkat kesesuaian PDF/A ISO tertentu.
• AvePDF: Alat PDF online yang menyediakan berbagai fitur termasuk konversi PDF/A, dengan keamanan dan enkripsi file yang kuat.
• Smallpdf: Konverter PDF online yang memungkinkan konversi file dari dan ke PDF tanpa perlu pendaftaran atau pemasangan.

Selain itu, ada beberapa aplikasi lain yang dapat digunakan untuk konversi dokumen Word ke PDF, yang juga mungkin mendukung konversi ke PDF/A:

1. 7-PDF Maker
2. iSkysoft PDF Editor 6 Professional
3. Z-ViPrinter
4. TalkHelper PDF Converter
5. Foxit Reader
6. PDF24 Creator

Aplikasi-aplikasi ini umumnya menyediakan opsi untuk mengonversi dokumen ke format PDF/A, yang sesuai untuk pengarsipan jangka panjang.

Penggunaan format PDF/A sebaiknya dihindari ketika dokumen memerlukan elemen interaktif atau dinamis seperti audio, video, dan konten yang dapat dieksekusi, yang tidak didukung oleh standar PDF/A. Format PDF standar lebih cocok untuk dokumen yang membutuhkan fitur-fitur tersebut atau ketika enkripsi file diperlukan, karena PDF/A tidak mendukung enkripsi1. Selain itu, jika dokumen tidak ditujukan untuk pengarsipan jangka panjang dan hanya perlu dibagikan atau dilihat, format PDF biasa mungkin lebih praktis dan cukup memadai.