Stok Farmasi Terkendali: Panduan ABC-VEN dan EOQ untuk Fasyankes

Ringkasan Eksekutif

Persediaan obat adalah dua risiko sekaligus. Terlalu sedikit, pelayanan terhenti dan pasien menunggu. Terlalu banyak, modal kerja tertahan di rak dan sebagian berakhir sebagai obat kedaluwarsa. Dua alat sederhana, analisis ABC-VEN dan Economic Order Quantity (EOQ), membantu manajemen menjawab dua pertanyaan: obat mana yang layak diawasi paling ketat, dan berapa banyak yang dipesan setiap kali.

Tinjauan sistematis terbaru di Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi menyimpulkan bahwa pendekatan berbasis klasifikasi seperti ABC-VEN dan pengendalian kuantitatif seperti EOQ umumnya dikaitkan dengan penurunan stockout dan perbaikan perputaran persediaan, dengan hasil yang tidak seragam antarstudi.^2,3 Artikel ini menyajikan urutan kerja yang bisa diadaptasi instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, maupun klinik pratama, lengkap dengan indikator dan jebakan yang sering muncul.

Latar Belakang: Mengapa Stok Farmasi Perlu Disiplin Angka

Belanja obat dan bahan medis habis pakai biasanya salah satu pos terbesar fasyankes. Polanya hampir selalu sama: sebagian kecil jenis item menyerap sebagian besar anggaran. Sebuah narrative review atas 19 studi melaporkan bahwa kelompok item prioritas tinggi (Kategori I dalam kerangka ABC-VEN) menyerap lebih dari 70% anggaran obat di berbagai setting, termasuk fasilitas primer dan tersier.⁴ Artinya, perhatian manajemen yang terbatas harus diarahkan ke kelompok kecil ini, bukan dibagi rata ke ribuan item.

Bayangkan tiga fasilitas rekaan: sebuah RS tipe C di Sragen yang sering kehabisan antibiotik injeksi saat pasokan distributor terlambat, sebuah puskesmas di Kupang yang menimbun obat musiman hingga mendekati kedaluwarsa, dan sebuah klinik pratama di Denpasar yang modalnya tersedot stok vitamin bergerak lambat. Gejalanya berbeda, akarnya sama: keputusan stok diambil dengan perasaan, bukan dengan data pemakaian dan klasifikasi prioritas.

Kerangka Regulasi dan Praktik Terbaik

Untuk rumah sakit, acuan utamanya Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.¹ Dari teks yang kami baca, rumah sakit harus menjamin ketersediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai (Pasal 6 ayat 1) melalui sistem satu pintu di Instalasi Farmasi. Ruang lingkup pengelolaannya mencakup pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan, pengendalian, serta administrasi (Pasal 3 ayat 2). Perencanaan memperhitungkan anggaran, prioritas, sisa persediaan, pemakaian periode lalu, dan waktu tunggu pemesanan. Pengendalian mencakup evaluasi slow moving, evaluasi persediaan yang tidak dipakai tiga bulan berturut-turut (death stock), dan stok opname berkala. Penyimpanan menerapkan FEFO/FIFO dan memisahkan obat LASA.

Untuk fasyankes yang melayani peserta jaminan kesehatan, Permenkes Nomor 5 Tahun 2026 tentang Perbekalan Kesehatan mengatur antara lain pengadaan berdasarkan katalog elektronik (Pasal 42 ayat 1).⁵ Klinik memiliki standar tersendiri (Permenkes 34/2021). Catatan penting: status berlaku setiap peraturan dan pasal rincinya perlu dicek ulang di JDIH Kemenkes sebelum dijadikan dasar kebijakan internal, karena kami tidak menelaah naskah resmi secara menyeluruh.

Regulasi tidak menetapkan metode hitungnya. Di situlah ABC-VEN dan EOQ masuk sebagai praktik terbaik. Analisis ABC mengurutkan item menurut nilai pemakaian tahunan (umumnya A sekitar 70-80% nilai belanja, B 15-20%, C 5-10%). Analisis VEN mengelompokkan item menurut kepentingan klinis: Vital, Esensial, Non-esensial, yang ditetapkan oleh Komite/Tim Farmasi dan Terapi. Penggabungan keduanya menghasilkan sembilan sel yang dikelompokkan menjadi tiga kategori kebijakan.⁴

Catatan: pengelompokan sel mengikuti kerangka dalam referensi 4; arah kebijakan Kategori III dan rincian tiap sel adalah adaptasi penulis dan perlu disesuaikan dengan keputusan Komite Farmasi dan Terapi setempat.

Lapisan Direksi: Keputusan yang Perlu Diambil

Direksi dan manajer senior tidak perlu menghitung EOQ sendiri, tetapi perlu memutuskan empat hal. Pertama, siapa pemilik tunggal pengendalian persediaan (umumnya kepala Instalasi Farmasi) dan apakah ia punya akses data pemakaian yang andal dari SIMRS. Kedua, tingkat layanan yang ditargetkan untuk item vital, misalnya hampir tidak boleh kosong, dan konsekuensi anggarannya berupa stok pengaman. Ketiga, kebijakan terhadap item bernilai besar yang bergerak lambat. Keempat, forum rutin (misalnya rapat bulanan Komite Farmasi dan Terapi dengan bagian keuangan) yang meninjau KPI persediaan. Tanpa empat keputusan ini, analisis yang bagus hanya menjadi laporan di lemari.

Langkah Implementasi untuk Manajer Unit dan Pelaksana

1. Siapkan data 12 bulan. Penanggung jawab: apoteker pengelola dibantu petugas SIMRS. Kumpulkan pemakaian per item, harga beli, dan jumlah kedaluwarsa atau rusak. Kebutuhan sumber daya: ekspor data SIMRS atau lembar kerja spreadsheet.
2. Lakukan analisis ABC. Hitung nilai pemakaian (jumlah x harga), urutkan menurun, hitung persentase kumulatif, lalu tentukan batas A, B, dan C.
3. Tetapkan VEN bersama klinisi. Komite/Tim Farmasi dan Terapi menilai kepentingan klinis. Waspadai bias: jangan semua item dinyatakan vital.
4. Petakan ke matriks dan tetapkan kebijakan tiap kategori (frekuensi tinjauan, stok pengaman, siapa yang menyetujui pemesanan).
5. Hitung EOQ dan titik pemesanan ulang untuk Kategori I. Mulai dari 20-30 item teratas saja, bukan seluruh formularium.
6. Jalankan, pantau, dan revisi setiap kuartal, karena pola penyakit musiman dan perubahan harga mengubah hasil.

Rumus EOQ klasik: EOQ = akar dari (2 x D x S / H), dengan D kebutuhan tahunan, S biaya sekali pesan, dan H biaya simpan per unit per tahun. Contoh ilustratif (angka rekaan, bukan data fasilitas nyata): sebuah obat injeksi dengan kebutuhan 12.000 vial per tahun, biaya sekali pesan Rp150.000 (administrasi, ongkos kirim, penerimaan), harga Rp8.000 per vial dan biaya simpan 20% dari harga (Rp1.600 per vial per tahun). EOQ = akar (2 x 12.000 x 150.000 / 1.600) = akar 2.250.000 = 1.500 vial, atau sekitar 8 kali pesan per tahun. Pemakaian rata-rata sekitar 33 vial per hari; bila waktu tunggu pemasok 7 hari, kebutuhan selama waktu tunggu sekitar 230 vial. Tambahkan stok pengaman (misalnya 50% dari angka itu untuk item vital dengan pasokan tidak stabil, sekitar 115 vial), sehingga titik pemesanan ulang sekitar 345 vial.

EOQ mengandaikan permintaan stabil. Satu studi dalam tinjauan sistematis bahkan melaporkan nilai persediaan justru naik karena pasokan tidak stabil, sehingga hasil perhitungan harus selalu diuji terhadap kondisi lapangan.³ Untuk item bernilai kecil dengan permintaan fluktuatif, aturan sederhana stok minimum-maksimum sering lebih praktis.

Indikator Keberhasilan dan Monitoring

Penulis sengaja tidak mencantumkan angka target mutlak. Tetapkan baseline dari data 12 bulan sendiri, lalu targetkan perbaikan bertahap yang realistis.

Tantangan Umum dan Cara Mengatasinya

• Data pemakaian tidak akurat. Pemakaian dicatat dari resep, bukan dari pengeluaran gudang, atau item direkap dengan nama berbeda. Mitigasi: bersihkan master data obat dan samakan satuan sebelum analisis.
• Semua item dianggap vital. Mitigasi: batasi Vital pada item yang bila kosong langsung mengancam nyawa atau menghentikan layanan, ditetapkan tertulis oleh Komite Farmasi dan Terapi.
• Pasokan tidak pasti. Kekosongan di distributor atau e-katalog membuat EOQ tidak berlaku. Mitigasi: siapkan pemasok alternatif dan pantau waktu tunggu aktual, bukan waktu tunggu yang dijanjikan.
• Beban kas. Pembelian dalam jumlah besar demi diskon dapat memicu kedaluwarsa. Bandingkan diskon dengan biaya simpan dan risiko kedaluwarsa.
• Analisis dilakukan sekali lalu dilupakan. Jadwalkan ulang setiap kuartal dan kaitkan dengan rapat anggaran.

Contoh Lapangan dan Benchmark

Tinjauan sistematis atas 12 studi (2019-2024) melaporkan bahwa penerapan ABC-VEN dikaitkan dengan penurunan biaya persediaan sebesar 35%-60%, sementara minimum-maximum stock level (MMSL) menurunkan kejadian stockout dan memperbaiki perputaran stok.² Tinjauan lain atas 9 studi menunjukkan EOQ, titik pemesanan ulang, dan MMSL umumnya menurunkan nilai persediaan dan stockout, meski tidak konsisten di semua studi.³ Angka-angka ini berasal dari berbagai negara dan jenis fasilitas, jadi pakailah sebagai gambaran arah, bukan janji hasil. Ilustrasi sederhana untuk fasilitas kecil: sebuah puskesmas dapat mulai dengan 30 obat teratas menurut nilai pemakaian, menetapkan stok minimum dan maksimum untuk masing-masing, dan meninjaunya setiap bulan saat permintaan obat rutin.

Alat, Template, dan Dokumen Pendukung

• Lembar kerja ABC (item, pemakaian, harga, nilai, persentase kumulatif, kelas).
• Formulir penetapan VEN dan berita acara Komite/Tim Farmasi dan Terapi.
• Kartu kendali stok dengan kolom stok minimum, maksimum, dan titik pemesanan ulang.
• Daftar pantau item hampir kedaluwarsa (misalnya peringatan 6 bulan sebelum tanggal kedaluwarsa) dan berita acara pemusnahan.
• Dasbor bulanan enam indikator di atas, dilaporkan ke direksi.

FAQ

Apakah klinik pratama kecil perlu EOQ? Belum tentu. Mulai dari analisis ABC sederhana dan aturan stok minimum-maksimum; EOQ bermanfaat bila volume pemakaian cukup besar dan biaya sekali pesan nyata.

Siapa yang menetapkan klasifikasi VEN? Keputusan kolektif Komite/Tim Farmasi dan Terapi bersama klinisi, bukan apoteker sendirian, karena VEN menyangkut kepentingan klinis. Keputusan klinis tetap domain tenaga medis.

Seberapa sering analisis diperbarui? Minimal setahun sekali untuk ABC-VEN dan tiap kuartal untuk parameter stok item prioritas, atau lebih cepat bila ada perubahan besar pola pelayanan atau harga.

Bagaimana bila e-katalog sering kosong? Catat kejadian dan waktu tunggu aktual, laporkan sesuai mekanisme yang berlaku, dan siapkan alternatif yang sesuai ketentuan pengadaan setempat. Konsultasikan dengan bagian pengadaan.

Referensi

1. Kementerian Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Jakarta; 2016. regulasi.bkpk.kemkes.go.id
2. Kurdiana KD, Satibi S, Yuniarti E. Pharmaceutical inventory management approaches and performance outcomes in hospital pharmacies: a systematic review. J Manaj Pelayanan Farm. 2026;16(3):280-94. doi:10.22146/jmpf.112847
3. Sulistioningsih E, Satibi S, Yuniarti E. Achieving hospital efficiency through inventory management strategies: a systematic review. J Manaj Pelayanan Farm. 2026;16(1):89-101. doi:10.22146/jmpf.112087
4. Heryanto D, Amalia E, Kautsar AP. Optimizing drug procurement using ABC-VEN: a narrative review and conceptual framework. J Multidiscip Healthc. 2026;19. doi:10.2147/JMDH.S619681
5. Kementerian Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 5 Tahun 2026 tentang Perbekalan Kesehatan. pasal.id

Disclaimer: artikel ini merupakan rujukan manajerial, bukan nasihat hukum, keuangan, atau konsultasi manajemen formal. Setiap fasilitas perlu menyesuaikan dengan konteks lokal dan regulasi terkini. Pasal yang dikutip dibaca dari salinan daring dan perlu diverifikasi pada naskah resmi (JDIH). Contoh hitungan EOQ bersifat ilustratif dengan angka rekaan. Keputusan klinis, termasuk penetapan kepentingan klinis obat, tetap menjadi domain tenaga medis.