Panduan Menyusun SOP Puskesmas: Regulasi Terbaru, Format, dan Strategi Akreditasi

Diterbitkan ulang dan diperbarui dari artikel asli November 2018

Ketika berbicara soal dokumen prosedur di fasilitas kesehatan, ada perbedaan tipis yang sering menimbulkan kebingungan: Puskesmas menggunakan istilah Standar Operasional Prosedur (SOP), sementara rumah sakit mengenal dokumen serupa sebagai Standar Prosedur Operasional (SPO). Bukan sekadar perbedaan urutan kata — ini adalah perbedaan yang berakar pada landasan regulasi yang berbeda. Dan sejak artikel ini pertama kali ditulis pada 2018, lanskap regulasinya telah berubah cukup signifikan.

Artikel ini menyajikan panduan lengkap penyusunan SOP untuk Puskesmas berdasarkan regulasi yang berlaku saat ini, termasuk sejumlah peraturan baru yang perlu diketahui oleh setiap tim mutu dan tata usaha Puskesmas.

Mengapa SOP Puskesmas Bukan Urusan Administratif Semata

Standar Operasional Prosedur bukan sekadar tumpukan kertas untuk memenuhi syarat survei akreditasi. SOP merupakan instrumen penting dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang membantu menciptakan tata kelola yang efektif, efisien, akuntabel, dan transparan.

Di Puskesmas, fungsi ini lebih terasa nyata: prosedur yang jelas menentukan apakah seorang pasien mendapatkan pelayanan yang tepat dan aman, atau justru mengalami kesalahan akibat alur yang tidak baku. Ketika seorang petugas baru bergabung, SOP yang baik memungkinkan dia bekerja sesuai standar sejak hari pertama, tanpa perlu menebak-nebak.

Dari perspektif pengelolaan mutu, manfaat SOP dalam administrasi pemerintahan mencakup: menjadi panduan kerja yang konsisten dan terstruktur, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, meminimalisir kesalahan, memudahkan pengawasan karena semua langkah kerja terdokumentasi, serta menjadikan pelayanan publik lebih jelas dan terstandar.

Landasan Hukum: Pembaruan Penting yang Perlu Diketahui

Sebelum mulai menyusun SOP, penting untuk memahami regulasi yang menjadi acuannya. Beberapa regulasi yang disebutkan dalam artikel asli tahun 2018 kini telah digantikan.

1. PMK No. 20 Tahun 2024 (menggantikan PMK No. 14 Tahun 2017)

Perubahan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Kesehatan kini mengacu pada Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 20 Tahun 2024, yang menggantikan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 14 Tahun 2017. PMK 20/2024 melakukan perubahan pada 8 poin substansi, termasuk naskah dinas penugasan dan naskah dinas korespondensi. Ini adalah pembaruan yang sangat relevan karena PMK 14/2017 yang menjadi acuan artikel 2018 kini sudah tidak berlaku.

2. Permenkes No. 19 Tahun 2024 (menggantikan Permenkes No. 43 Tahun 2019)

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 19 Tahun 2024 membawa perubahan struktural penting bagi Puskesmas, antara lain: penghapusan jabatan struktural Kepala Sub Bagian Tata Usaha, penerapan sistem klaster di mana tiap klaster dipimpin oleh penanggung jawab klaster yang merupakan pejabat fungsional yang ditunjuk kepala Puskesmas, serta penambahan jenis tenaga kesehatan dalam persyaratan SDM. Perubahan struktur organisasi ini berdampak langsung pada siapa yang menandatangani, menyusun, dan melaksanakan SOP.

3. PermenPAN-RB No. 35 Tahun 2012

PermenPAN-RB Nomor 35 Tahun 2012 merupakan pedoman penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan yang memberikan panduan kepada instansi pemerintah dalam menyusun, mendokumentasikan, memonitor, dan mengevaluasi SOP sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing dalam rangka reformasi birokrasi. Regulasi ini masih berlaku dan menjadi rujukan utama bagi Puskesmas sebagai unit pemerintahan.

4. KMK No. HK.01.07/MENKES/165/2023 (Standar Akreditasi Puskesmas)

Penguatan Pelayanan Kesehatan Primer merupakan salah satu pilar utama dalam agenda transformasi sistem kesehatan nasional. Salah satu elemen penguatannya adalah terbangunnya kerangka kerja peningkatan mutu pelayanan melalui suatu sistem akreditasi fasilitas kesehatan primer yang kuat dan dengan manajemen yang baik sesuai dengan standar internasional.

Standar Akreditasi Puskesmas berdasarkan KMK 165/2023 terdiri atas: Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas (KMP); Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat yang Berorientasi pada Upaya Promotif dan Preventif; Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perseorangan, Laboratorium, dan Kefarmasian; Program Prioritas Nasional; dan Peningkatan Mutu Puskesmas.

Salah satu elemen penilaian yang secara eksplisit disebutkan dalam KMK 165/2023 adalah: “Ditetapkan pedoman tata naskah Puskesmas (R).” Ini berarti tidak memiliki pedoman tata naskah — termasuk SOP — adalah temuan akreditasi.

5. Permendagri No. 1 Tahun 2023

Format Tata Naskah Dinas sering berubah, misalnya dengan adanya penyesuaian ke Permendagri Nomor 1 Tahun 2023. Dokumen lama yang tidak disesuaikan otomatis gugur validitasnya. Karena Puskesmas merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, tata naskah dinas pemerintah daerah juga berlaku untuk dokumen administrasi Puskesmas.

SOP vs. SPO: Bukan Sekadar Perbedaan Nama

Pertanyaan yang sering muncul: mengapa istilahnya berbeda antara Puskesmas dan rumah sakit?

Berdasarkan PermenPAN-RB No. 35/2012, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Istilah “SOP” digunakan di lingkungan pemerintahan (termasuk Puskesmas sebagai UPTD) mengikuti PermenPAN-RB dan PMK tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Kesehatan. Sementara rumah sakit menggunakan “SPO” (Standar Prosedur Operasional) mengikuti arahan KARS (Komisi Akreditasi Rumah Sakit). Substansinya sama, namun keduanya memiliki format dan struktur yang sedikit berbeda sesuai kerangka akreditasinya masing-masing. Artikel ini berfokus pada SOP di Puskesmas.

Jenis-Jenis SOP di Puskesmas

Sebelum mulai menulis satu SOP pun, penting untuk memahami bahwa tidak semua SOP di Puskesmas bersifat sama.

SOP Administratif adalah SOP yang melibatkan lebih dari satu aktor dan berisi langkah-langkah kegiatan; contohnya SOP Penanganan Surat Masuk atau SOP Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium.

Selain pembagian administratif vs. teknis/klinis, terdapat juga pembagian berdasarkan hierarki cakupan:

SOP makro adalah SOP yang cakupannya lebih luas dan mencakup beberapa SOP mikro. SOP mikro merupakan SOP yang lebih rinci, berasal dari kegiatan-kegiatan terkait dalam SOP makro. SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir dan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan.

Dalam konteks Puskesmas, jenis SOP dapat dikelompokkan sebagai berikut:

SOP Administratif dan Tata Usaha, meliputi: SOP persuratan, SOP pengelolaan kepegawaian, SOP pengelolaan aset, SOP pengelolaan keuangan (khususnya untuk Puskesmas BLUD).

SOP Pelayanan Klinis (UKP), meliputi: SOP pendaftaran dan rekam medis, SOP skrining dan triase, SOP pemeriksaan per penyakit/kondisi klinis, SOP rujukan, SOP kefarmasian, SOP laboratorium.

SOP Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM), meliputi: SOP pelaksanaan program kesehatan ibu dan anak, SOP imunisasi, SOP program gizi, SOP surveilans epidemiologi, SOP promosi kesehatan.

SOP Manajemen Fasilitas dan Keselamatan, meliputi: SOP pemeliharaan sarana dan prasarana, SOP pengelolaan limbah, SOP keselamatan pasien dan insiden.

Materi pelatihan penyusunan SOP Puskesmas yang baik mencakup: SOP Tata Usaha (persuratan, kepegawaian, dan pengelolaan aset), SOP Klinis/UKP (dari pendaftaran hingga farmasi), SOP UKM (pelaksanaan program luar gedung), SOP Keuangan BLUD, serta mekanisme revisi dan pengendalian dokumen.

Struktur dan Format SOP Puskesmas

Format SOP Puskesmas mengacu pada PermenPAN-RB No. 35/2012. Dokumen SOP terdiri dari bagian identitas (kepala SOP) dan bagian flowchart (isi berupa gambar alur prosedur).

Secara lengkap, komponen SOP Puskesmas umumnya terdiri dari:

Kepala SOP (Header), mencakup:

Logo dan nama instansi (Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota)
Judul SOP
Nomor dokumen (sesuai sistem penomoran yang ditetapkan)
Nomor revisi
Tanggal terbit
Halaman
Tanda tangan kepala Puskesmas

Komponen Isi, mencakup:

Pengertian
Tujuan
Kebijakan (dasar hukum berupa SK/Peraturan yang mendasari)
Referensi (regulasi, pedoman, literatur ilmiah yang diacu)
Prosedur/Langkah-Langkah (dapat berupa narasi dan/atau flowchart)
Unit Terkait
Rekaman Historis Perubahan

Mutu Baku, mencakup:

Pelaksana (jabatan/fungsi yang melaksanakan)
Persyaratan/Kelengkapan
Waktu
Output/Hasil yang diharapkan
Keterangan

Flowchart atau diagram alur merupakan elemen penting yang memudahkan staf memahami alur kerja secara visual. Penyusunan SOP mencakup tahapan: identifikasi kegiatan awal, utama, dan akhir; identifikasi seluruh aktivitas; pembuatan flowchart; pengisian mutu baku; pengisian keterangan; dan pengisian identitas.

Tahapan Penyusunan SOP: Dari Nol Hingga Siap Survei

Langkah 1: Identifikasi Kebutuhan SOP

Identifikasi output dari tugas dan fungsi organisasi, dilanjutkan dengan penetapan jumlah dan judul SOP, serta penentuan SOP yang bersifat makro dan mikro.

Cara praktis: petakan semua alur pelayanan dan administrasi di Puskesmas. Setiap proses yang memiliki langkah lebih dari tiga dan melibatkan lebih dari satu pelaksana umumnya membutuhkan SOP tersendiri.

Langkah 2: Pemetaan Proses Bisnis

Sebelum menulis SOP, perlu dilakukan pemetaan alur kerja aktual (business process mapping). SOP yang baik harus mencerminkan proses nyata di lapangan, bukan proses yang diidealisasikan.

Tahap ini penting karena SOP yang hanya disalin dari Puskesmas lain sering kali merujuk pada unit atau jabatan yang tidak ada di struktur organisasi Puskesmas penyalin, sehingga menyebabkan kebingungan staf.

Langkah 3: Pengumpulan Referensi

Setiap SOP klinis harus memiliki dasar ilmiah yang dapat dipertanggungjawabkan. Referensi yang dapat digunakan meliputi:

Regulasi nasional: Peraturan Menteri Kesehatan, Keputusan Menteri Kesehatan, Pedoman Kemenkes
Pedoman profesi: panduan dari IDAI, PAPDI, PERKI, PERKENI, PDGI, dan organisasi profesi terkait
Panduan praktik klinis: Keputusan Menteri Kesehatan tentang Panduan Praktik Klinis (PPK) bagi dokter di FKTP
Literatur ilmiah terkini dari jurnal terakreditasi
Konsensus dan panduan internasional (WHO, CDC) yang telah diadaptasi ke konteks Indonesia

Langkah 4: Penulisan Draf

Penulisan SOP sebaiknya dilakukan oleh petugas yang benar-benar melaksanakan prosedur tersebut, bukan hanya oleh tim mutu atau kepala Puskesmas. Prinsipnya: orang yang mengerjakan, yang menulis.

Langkah 5: Verifikasi dan Pengesahan

Draf SOP perlu diverifikasi oleh penanggung jawab terkait dan disahkan oleh Kepala Puskesmas. Dalam struktur baru berdasarkan Permenkes 19/2024, penanggung jawab klaster bertanggung jawab atas proses verifikasi SOP di lingkup klasternya.

Langkah 6: Sosialisasi

Teknik sosialisasi SOP kepada staf agar dipatuhi merupakan bagian penting dari proses penyusunan SOP, karena SOP terbaik pun tidak akan bermanfaat jika staf tidak mengetahui keberadaannya.

Langkah 7: Monitoring, Evaluasi, dan Revisi

SOP yang telah disusun tidak bersifat statis. Evaluasi secara berkala harus dilakukan untuk memastikan relevansi dan efektivitas SOP. Jika diperlukan, SOP harus direvisi agar tetap sesuai dengan perkembangan kebijakan, teknologi, atau kebutuhan instansi.

SOP dalam Kerangka Akreditasi Puskesmas Terbaru

Akreditasi Puskesmas kini mengacu pada KMK No. HK.01.07/MENKES/165/2023 dan dilaksanakan oleh Lembaga Penyelenggara Akreditasi (LPA) yang telah ditetapkan Kemenkes, termasuk LASKESI dan beberapa lembaga lain. Tidak seperti sebelumnya yang dikelola langsung oleh Kemenkes, kini penyelenggaraan akreditasi menggunakan pihak ketiga yang terakreditasi.

Instrumen akreditasi Puskesmas yang dikeluarkan berdasarkan KMK 165/2023 dijadikan sebagai panduan bagi Kementerian Kesehatan, pemerintah daerah, Puskesmas, lembaga penyelenggara akreditasi, dan pemangku kepentingan terkait dalam menyelenggarakan akreditasi Puskesmas, dengan tujuan agar implementasi pemenuhan standar akreditasi menjadi lebih mudah.

Dalam konteks dokumen, instrumen survei menggunakan kerangka RDOWS:

R (Regulasi): dokumen regulasi internal seperti SK, SOP, Pedoman, Panduan, KAK
D (Dokumen): bukti dokumentasi pelaksanaan
O (Observasi): pengamatan langsung oleh surveior
W (Wawancara): konfirmasi pemahaman staf
S (Simulasi): demonstrasi kemampuan

SOP termasuk dalam kategori R (Regulasi), yang berarti keberadaannya akan diperiksa secara langsung. Namun yang lebih penting, pada kategori W dan S, staf Puskesmas akan ditanya apakah mereka memahami SOP dan apakah mereka dapat mendemonstrasikan implementasinya.

Data sebaran status kelulusan akreditasi Puskesmas menunjukkan bahwa mayoritas Puskesmas berada di tingkat madya (55,3%), sementara tingkat kelulusan tertinggi (paripurna) masih sangat sedikit, yaitu hanya 3%. Ini menunjukkan masih diperlukan upaya besar dan komprehensif agar seluruh FKTP dapat mencapai tingkat kelulusan tertinggi.

Kualitas SOP — baik dari segi format maupun implementasi — merupakan salah satu faktor pembeda antara Puskesmas yang lulus di tingkat madya dan yang lulus paripurna.

Pengendalian Dokumen SOP

Salah satu aspek yang sering diabaikan adalah pengendalian dokumen (document control). SOP yang sudah disahkan perlu dikelola agar:

Hanya versi terbaru yang beredar dan digunakan
SOP yang sudah kadaluwarsa atau direvisi ditarik dari peredaran
Ada daftar induk dokumen yang mencatat semua SOP beserta status (aktif/tidak aktif) dan tanggal revisi terakhirnya
Ada mekanisme distribusi yang jelas, sehingga setiap unit kerja menerima salinan SOP yang relevan

Mekanisme revisi dan pengendalian dokumen (document control) merupakan salah satu materi penting dalam penyusunan SOP Puskesmas yang profesional.

Frekuensi review SOP umumnya dilakukan setiap 1–3 tahun, atau lebih cepat jika ada perubahan regulasi, perubahan kebijakan Puskesmas, atau temuan insiden yang berkaitan dengan prosedur yang berlaku.

Tip Praktis untuk Tim Mutu Puskesmas

Berdasarkan regulasi yang ada dan pengalaman praktis, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Selaraskan dengan struktur organisasi baru. Dengan berlakunya Permenkes 19/2024 yang memperkenalkan sistem klaster, pastikan SOP yang disusun mencantumkan nama jabatan/fungsi yang sesuai dengan struktur baru, bukan struktur lama yang sudah tidak berlaku.

Gunakan referensi yang dapat dipertanggungjawabkan. SOP klinis yang baik bukan hanya berisi “langkah-langkah yang biasa dilakukan”, tetapi harus memiliki dasar pada PPK Kemenkes, pedoman profesi, atau literatur ilmiah. Manajer referensi seperti Mendeley atau Zotero membantu mengelola pustaka ini.

Perhatikan tata naskah dinas. Ketidakpatuhan terhadap regulasi tata naskah dinas terbaru mengakibatkan dokumen lama otomatis gugur validitasnya, dan dalam skema BLUD, SOP keuangan yang tidak sinkron dengan regulasi yang berlaku dapat menyebabkan temuan administratif berulang. Pastikan format SOP mengikuti PMK 20/2024 dan Permendagri 1/2023.

Jangan copy-paste dari Puskesmas lain. SOP yang dipindahkan mentah-mentah dari fasilitas lain tanpa penyesuaian tidak mencerminkan kondisi nyata di Puskesmas Anda dan rentan terhadap inkonsistensi pada saat verifikasi lapangan oleh surveior.

Libatkan pelaksana dalam penyusunan. SOP yang disusun hanya oleh tim mutu atau kepala Puskesmas tanpa melibatkan staf pelaksana cenderung tidak realistis dan sulit dipatuhi.

Penutup

Menyusun SOP untuk Puskesmas adalah pekerjaan yang memerlukan kesabaran, pemahaman regulasi yang baik, dan kemampuan untuk menangkap proses kerja secara sistematis. Bukan pekerjaan yang selesai sekali kemudian ditinggalkan — ini adalah siklus berkelanjutan dari penyusunan, implementasi, evaluasi, dan penyempurnaan.

Dengan berlakunya PMK No. 20 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas, Permenkes No. 19 Tahun 2024 tentang Puskesmas, dan KMK No. 165/2023 tentang Standar Akreditasi Puskesmas, maka SOP-SOP lama yang belum disesuaikan perlu segera dilakukan pembaruan. Ini bukan hanya tentang memenuhi syarat survei, tetapi tentang memastikan bahwa setiap pasien yang datang ke Puskesmas mendapatkan pelayanan yang aman, terstandar, dan bermutu.

Daftar Referensi

Indonesia. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. (2012). Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Berita Negara RI No. 649/2012. https://peraturan.bpk.go.id/Details/132829/permen-pan-rb-no-35-tahun-2012

Indonesia. Kementerian Kesehatan RI. (2023). Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/165/2023 tentang Standar Akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat. Kemenkes RI.

Indonesia. Kementerian Kesehatan RI. (2023). Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Kesehatan Nomor HK.02.02/D/487/2023 tentang Instrumen Survei Akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat. Kemenkes RI.

Indonesia. Kementerian Kesehatan RI. (2024). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 19 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Pusat Kesehatan Masyarakat. Kemenkes RI.

Indonesia. Kementerian Kesehatan RI. (2024). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 20 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kesehatan. Kemenkes RI.

Indonesia. Kementerian Dalam Negeri. (2023). Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. Berita Negara RI No. 144/2023. https://peraturan.go.id/id/permendagri-no-1-tahun-2023

SMARTID. (2024). Penyusunan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012. https://smartid.co.id/en/penyusunan-dokumen-standar-operasional-prosedur-sop-berdasarkan-peraturan-menteri-pendayagunaan-aparatur-negara-dan-reformasi-birokrasi-nomor-35-tahun-2012/

Artikel ini merupakan pembaruan dari tulisan asli yang diterbitkan pada 7 November 2018. Informasi regulasi diperbarui per Maret 2026. Pembaca disarankan untuk selalu merujuk pada versi regulasi terbaru yang berlaku.

Tinggalkan komentar Batalkan balasan

The Archivist Theme