Mengirim Lampiran Berkas Berukuran Besar via Surat Elektronik

Semua penyedia layanan surat elektronik (surel/email) memiliki batasan besar berkas (file) yang bisa dilekatkan pada lampiran (attachment), jika pembatasan ini tidak lakukan, maka kita bisa menghabiskan banyak waktu hanya untuk menerima satu surat elektronik lengkap, dan menghambat sinkronisasi seluruh kotak surat kita. Sedemikian hingga masing-masing penyedia jasa surat elektronik memiliki pembatasan sendiri seperti AOL (25 MB), Gmail (25 MB), Outlook.com (10 MB), YahooMail (25 MB), Mail.com (50 MB).

Untuk mengirim berkas ukuran kecil, seperti dokumen, presentasi, satu atau tiga buah berkas gambar/foto, mungkin ukuran 10 MB – 25 MB sudah lebih dari cukup. Namun bagaimana jika berkas yang hendak dikirim melalui surat elektronik melebihi itu, misalnya sebesar 1 GB? Dan tidak akan mungkin data sebesar itu Anda akan kirim melalui perpesanan seperti Whatsapp atau Telegram bukan?

Kebanyakan orang mungkin akan bilang, “ayo ketemuan saja, nanti transfer lewat USB flashdisk.”

Jika kebetulan Anda teman sekantor, tinggal dekat, mudah ketemuan, tentu tidak masalah bukan. Tapi bagaimana jika berkas harus dikirim segera? Pakai GO SEND atau Paket Kilat? Itu ide yang baik, tapi berapa biayanya?

Bagi yang memiliki akun Gmail, berkas berukuran besar akan otomatis dikonversi menjadi berkas awan (cloud file) dan disimpan untuk dikirim dalam bentuk tautan (link) Google Drive¹. Sementara layanan lain tetap menyarankan sebagaimana yang disarankan oleh banyak pemberi solusi; Outlook misalnya menyarankan melakukan pengiriman via layanan awan (cloud service), kompresi berkas, atau kompresi ukuran gambar (jika mengirim gambar)².

Intinya, layanan ketiga diperlukan untuk mengangkut berkas berukuran besar lewat surat elektronik.

Solusi yang pertama adalah menggunakan layanan penyimpanan awan (cloud drive) yang banyak disediakan secara gratis, seperti Dropbox, OneDrive, dan Google Drive. Saya sendiri pengguna OneDrive setelah beralih dari Dropbox tahun yang lalu. Ada juga layanan lain seperti Mega cs, yang bersifat sebagai penitipan berkas. Pengguna produk Apple dapat memanfaatkan layanan bawaan perangkat Apple, yaitu iCloud.

Layanan gratis di atas sangat membantu banyak orang untuk berbagi berkas berukuran besar tidak saja melalui surat elektronik, namun juga jejaring komunikasi elektronik lainnya. Menggunakan layanan mereka secara gratis hanya memerlukan beberapa tahapan sederhana:

1. Mendaftar/membuat akun di layanan yang dipilih;
2. Mengunggah berkas;
3. Mendapatkan tautan berbagi berkas yang telah diunggah;
4. Menyalin dan mengirim tautan berbagi ke tujuan, baik melalui surat elektronik atau metode lainnya.

Kelemahan metode ini adalah keterbatasan jumlah berkas yang bisa ‘dititipkan’ pada masing-masing layanan (pada versi gratis). Misalnya saja, mereka yang menggunakan Gmail pada awalnya tidak akan menemukan kendala mengirimkan berkas berukuran besar ketika lampiran secara otomatis dikelola oleh Google Drive; tidak lama kemudian akan muncul peringatan kapasitas penyimpanan yang penuh, karena keterbatasan ‘jatah’ penyimpanan.

Isu serupa juga memengaruhi hampir semua layanan, kecuali beberapa. Salah satu layanan yang tidak terpengaruh oleh keterbatasan ini adalah layanan WeTransfer.

WeTransfer versi gratis memberikan kemampuan mengirim berkas sampai ketiga penerima surat elektronik sekaligus dengan ukuran berkas lampiran hingga 2 GB. Versi berbayar memberikan kemampuan mengirim lampiran hingga 20 GB dengan dilengkapi masa kedaluwarsa dan kata sandi untuk melindungi berkas (fitur sejenis juga dimiliki oleh OneDrive).

Alternatif lain seperti WeTransfer bisa menggunakan layanan SendGB, yang memiliki fitur penghancur berkar (ketika telah diunduh oleh penerima), serta pilihan memakai sandi atau tidak. SendGB dapat mengirim (secara gratis) kepada 20 penerima sekaligus, dengan masing-masing besar data berkas hingga 4 GB tanpa perlu mendaftarkan akun. Berkas akan tersimpan pada peladen SendGB selama kurang lebih seminggu sebelum dihancurkan secara otomatis.

Sementara itu, FileTransfer.io memberikan penawaran pengiriman berkas hingga 6 GB dan waktu penyimpanan di peladen hingga 21 hari. Layanan ini juga menawarkan biaya berlangganan yang ‘katanya’ terjangkau untuk membantu mengirim berkas berukuran lebih besar. Layanan lain yang juga bisa dipertimbangkan adalah Send Anywhere & Firefox Send dengan keterbatasan mereka masing-masing.

Apabila berkas yang dikirim berupa berkas audiovisual, seperti video, maka YouTube bisa menjadi pilihan yang baik. YouTube memiliki opsi privasi dan mengatur siapa saja yang bisa melihat video tersebut; keterbatasan tentu saja pengirim dan penerima harus memiliki dan melalui akun Google.

Di antara pilihan-pilihan tersebut, yang mana yang sudah Anda gunakan?