Bhyllabus l'énigme

Siapa di PC atau laptop mereka masih menggunakan email client Thunderbird? Kebanyakan sih tidak, karena sekarang dengan internet yang lumayan kencang, surat elektronik lebih banyak diakses di ponsel ataupun di peramban. Kadang juga hanya untuk menerima kabar tidak penting, seperti kabar promosi di e-niaga atau pembaruan di jejaring sosial yang memenuhi kotak masuk.

Tapi ada orang-orang yang selalu membutuhkan email untuk mengirim berkas ukuran melalui lampiran atau attachments. Lampiran ini bisa berukuran dari megabit hingga gigabit. Dengan akun email gratisan, jika Anda sering mengirim dan/atau menerima email seperti ini, penyimpanan akun Anda akan segera terkuras habis. Dan belum lagi beberapa penyedia jasa email tidak mengizinkan lampiran dengan ukuran yang terlalu besar.

Solusi-nya adalah menitipkan berkas lampiran ke pihak ketiga, diunggah ke layanan lain dan kemudian tautan unduhannya dikirimkan ke penerima. Ada beberapa pilihan populer yang pernah saya tulis sebelumnya. Tapi kini kita bahas yang khusus melalui pengguna Thunderbird, baik di Windows, Mac, maupun Linux.

Jika Anda belum punya Thunderbird untuk mengelola email di komputer atau laptop Anda, unduh dulu dari situs resminya.

Thunderbird adalah email client yang sederhana, mudah dikelola, dan diatur sesuai dengan kebutuhan pengguna. Tentunya dengan banyak ekstensi yang bisa digunakan untuk pelbagai keperluan.

Pertama-tama kita perlu menyetel sistem attachment yang bisa diakses melalui: setting >> composition >> attachments.

Jika belum tersedia providers (misalnya dropbox), coba pilih “find more providers…“

Pilihan tersebut akan membawa Anda menuju halaman tab ekstensi. Ada beberapa pilihan di sana. Anda bisa memilih sesuai kebutuhan. Pengguna baru saya sarankan menggunakan ekstensi “Filelink provider for Send“. Tentu saja yang memiliki layanan WebDAV, Plik, atau Dropbox bisa memilih yang mereka inginkan.

Untuk menambahkan ekstensi, pilih Add to Thunderbird, dan ikuti proses sampai selesai.

Setelah itu, di bagian setelan lampiran, jika Anda kembali melihat di sana, maka akan ada pilihan baru berupa “Thunderbird Send“.

Anda bisa membiarkan demikian, dan pekerjaan cukup sampai di sini. Namun apabila Anda ingin mengatur lebih jauh lagi, ada beberapa hal yang bisa diatur. Misalnya seperti gambar di atas, untuk berkas ukuran berapa yang hendak ditawarkan untuk dititipkan ke pihak ketiga. Ukuran paling kecil di setelan adalah 1 MB.

Atau dengan memilih Thunderbird Send, Anda bisa melihat pilihan yang bisa disesuaikan berdasarkan daftar instansi layanan pengiriman publik. Misalnya, instansi mana yang ingin dipakai, seberapa kali berkas bisa diunduh, seberapa lama berkas akan dititipkan, dan berapa ukuran berkas maksimal yang bisa dititipkan.

Berkas biasanya bisa diunduh mulai 1-3 kali hingga 1000 kali. Jika Anda seorang guru, pimpinan tim atau mereka yang berkomunikasi dengan banyak orang sekaligus, maka pilihan instansi yang mengizinkan satu berkas diunduh berkali-kali adalah pilihan yang baik. Jika kebalikannya, Anda hanya mengirim berkas yang bersifat privat ke satu orang, maka pilihan mengunduh yang paling sedikit adalah pilihan yang paling baik guna mencegah berkas diunduh oleh pihak ketiga secara tidak sengaja.

Harap berhati-hati dalam setelan ini. Hindari menyetel batas mengunduh 3 kali, jika Anda mengirim berkas ke 10 penerima. Karena 7 penerima sisanya mungkin tidak akan bisa mengunduh berkas tersebut.

Seberapa lama berkas bisa tersedia untuk diunduh. Karena layanan ini sebagian besar gratis, maka berkas biasanya tidak selamanya tersedia di peladen mereka. Berkas akan dihapus dari peladen. Umumnya berkas akan tersedia 3 hari hingga 1 bulan di sana, sesuai dengan kebijakan penyedia dan setelan yang kita inginkan. Jika Anda butuh hanya beberapa hari, maka hampir semua instansi menyediakan ini; tapi jika Anda perlu untuk waktu yang lebih panjang, maka pilih instansi yang menyediakan layanan lebih lama.

Berapa berkas maksimal yang bisa dititipkan? Sejumlah instansi bisa dititipkan hingga 30 GB berkas. Ini sesuatu yang sangat menggiurkan menurut saya. Bahkan penyedia Dropbox, Google Drive, Box, dan OneDrive yang gratis tidak menyediakan ruang sebesar itu. Ini bisa bermanfaat bagi mereka yang ingin mengirim berkas multimedia seperti foto, grafis, atau audio dan video via email.

Lalu pertanyaannya, bagaimana jika kita mau kirim berkas ukuran lebih besar, ratusan megabit bisa diunduh banyak orang dengan waktu yang sangat panjang? Nah, saran saya gunakan layanan profesional atau premium, misalnya Dropbox, Google Drive, OneDrive yang berlangganan, Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan.

Untuk menggunakan fitur Firebird Send, Anda bisa menggunakannya seperti saat menulis email biasa.

Lalu lampirkan berkas atau file melalui menu attach di pojok kanan atas, pilih salah satu berkas yang hendak dilampirkan. Sebagai tips, jika Anda memiliki berkas lebih dari satu, masukkan ke dalam satu folder, lalu arsipkan folder tersebut dalam bentuk ZIP atau 7Z menggunakan fitur OS atau aplikasi pengarsip. Kirimkan unggahan berkas terarsip tersebut akan lebih baik bagi penerima.

Anda akan melihat berkas attachment di bagian bawah jendela penulisan email. Lalu ada satu lagi pita kuning di bawahnya yang menyatakan dengan tanda peringatan bahwa berkas tersebut adalah berkas berukuran besar, dan menyarankan lebih baik menggunakan filelink. Catatan: berkas ukuran besar disesuaikan dengan pilihan di setelan/setting.

Pilih “Link“. Dan Anda akan mendapati jendela muncul jika Anda memiliki lebih dari satu pilihan akun online cloud. Pilih yang Anda ingin gunakan, dalam hal ini adalah Thunderbird Send.

Silakan dicek ulang setelannya, berapa kali unduhan bisa diunduh, dan berapa lama akan tersedia di peladen.

Jika sudah, pilih “Encrypt and Upload“.

Tunggu sejenak hingga semua proses selesai. Dan termuat dalam email berkas yang kita titipkan untuk dikirimkan bersama email.

Anda akan melihat ada link untuk mengunduh di sana. Link ini bisa diakses oleh siapa pun yang memiliki link tersebut.

Jika semua tampak baik, dan Anda tidak hendak menambahkan apa pun, maka email bisa segera dikirim kepada penerima. Catatan: jangan langsung tutup Thunderbird, sesuai dengan setelan email Anda (POP3/IMAP) dan kecepatan internet, proses pengiriman mungkin masih berlangsung di latar belakang.

Teknologi push di email entah kenapa tidak bekerja secepat perpesanan seperti Whatsapp atau Telegram, jadi mungkin perlu waktu setidaknya satu menit setelah pesan dikirim untuk diterima di email klien penerima.

Penerima akan menerima dalam bentuk email seperti ini:

Dan jika link tersebut diklik, maka akan membuka peramban menuju halaman unduhan seperti berikut:

Penerima bisa mengunduh dari halaman tersebut.

Sebagai tips, jika berkas yang Anda kirimkan bersifat rahasia. Kirimkan berkas yang dititipkan dalam bentuk arsip ZIP atau 7Z, lalu amankan dengan sandi. Dan sandinya dikirim baik bersama email tersebut ataupun melalui email/pesan terpisah.

Ini bukan satu-satunya cara mengirim berkas ukuran besar lewat email. Tapi ini adalah salah satu cara yang bisa menghemat ruang penyimpanan gratis di email Anda sebagai pengirim dan mereka yang menerima email Anda.